Cuando organizamos un gran evento corporativo y queremos combinarlo con un acto informativo, el cliente siempre nos pide una gran presencia de medios de información, sin pensar si realmente son los medios que verdaderamente tienen que estar y si tenemos capacidad de convocatoria.
Lograr una presencia de medios multitudinaria en presentaciones corporativas es verdaderamente complicado en la mayoría de los casos, si no hay por medio un aliciente que atraiga a los medios ya sea por el contenido informativo, el formato o algún “detalle” que corra la voz entre los periodistas para acudir a la presentación.
Sin embargo, siempre existen excepciones y tenemos la oportunidad de organizar presentaciones multitudinarias en grandes ferias internacionales que nos permiten, como agencia, sugerir formatos alejados de la tradicional rueda de prensa, mucho más interesantes para los asistentes y más eficaces, con excelentes resultados en publicaciones de informaciones.
Solamente vamos a dar dos ideas para que cada cual las pueda adaptar a sus necesidades y oportunidades de comunicación.
Entrevista moderada
Si nuestro cliente, por ejemplo, participa en una gran feria internacional donde es líder indiscutible —me refiero a líder de verdad, no como la mayoría de las empresas que todas son líderes— y queremos lanzar un mensaje con mucha fuerza y hacerlo de una forma ágil, dinámica y efectiva, sugiero organizar “una entrevista moderada a varios directivos”, es decir, que un presentador/periodista realiza en directo una entrevista a dos directivos de la empresa , a modo de programa de televisión, y una posterior rueda de preguntas abiertas.
El formato es sencillo, pero requiere de gran preparación.
En primer lugar, implica que los portavoces, CEO y los otros directivos que participen en el acto, por ejemplo, sean personas formadas en comunicación y se desenvuelvan bien con los medios. Y, en segundo lugar, es necesario una preparación y entrenamiento adecuado para que salga bien.
Por supuesto, también influye de forma decisiva el periodista/presentador que elijamos, su autoridad entre sus compañeros de profesión y su “química” con los portavoces de la empresa.
La ventaja de este formato es que los asistentes van recibiendo la información de una forma natural, sin grandes declaraciones, deteniéndose en los detalles gracias a las preguntas del periodista y dejando que la persona más experta conteste como si estuviese en una charla informal con la prensa. Además, gran parte de las preguntas que nos gustaría que hiciera la prensa, ya sean a favor o sobre los aspectos más delicadas, se pueden solventar de forma airosa.
Por último, si encima grabamos esta presentación, la podemos “colgar” en la web corporativa y enviarla a los medios online para que la puedan poner en su artículo y reportaje. El impacto está asegurado.
Presentación seguida de talleres con periodistas
¿Quién no ha tenido que preparar una presentación con un montón de novedades que no caben en un formato de media hora?
La agencia que tenga la suerte de tener un cliente que realiza una presentación anual de su planes y novedades, generalmente en la gran feria sectorial internacional, tiene la oportunidad de llegar a todos los periodistas en un acto información impactante y novedoso.
Nosotros proponemos que se combine una presentación del CEO, algún directivo y un cliente, con talleres específicos con periodistas. Vayamos por partes.
El acto tendría la siguientes estructura:
· Presentación corporativa del CEO, que lanzaría en mensaje principal y la visión del plan estratégico.
· Presentación de un directivo para profundizar en la solución más importante de la empresa.
· Presentación de un caso práctico por parte de un cliente relevante.
· Cierre del CEO y preguntas.
A continuación, se harían talleres sobre la gama de productos y soluciones con periodistas especializados que impartiría el personal técnico preparado para ello.
Por supuesto, en las presentaciones se descarta de forma categórica el uso del Power Point. Más bien tendría el formato de las presentación de TED Conferences.
Conclusión
Si nuestro cliente es líder, tiene que comportarse como tal y realizar una presentación a la altura de la empresa. Lo único que se necesita es que confíen en su dircom y agencia, y se preparen como exige la ocasión. La forma es el fondo.
